Comment rédiger une fiche de poste utile

Trouver les bons profils, c’est une chose. Faire en sorte que chacun sache précisément ce qu’on attend de lui, c’en est une autre. La fiche de poste sert à cela. Elle met à plat le rôle de chaque collaborateur, sans laisser de place au flou. Voici comment la construire et vous en servir.

À quoi sert une fiche de poste

Une fiche de poste décrit le rôle et les missions d’une personne dans l’entreprise. Elle ne raconte pas le poste idéal. Elle décrit le poste tel qu’il existe aujourd’hui, avec ce que la personne fait vraiment.

Le mieux est de la rédiger à deux. Le collaborateur concerné connaît le détail de ses tâches. Son responsable direct apporte le recul sur la place du poste dans l’équipe. En croisant les deux regards, vous obtenez un document proche de la réalité.

Une fois écrite, la fiche devient un point d’appui. Elle permet au salarié et à son responsable de parler du travail sur une base commune. Elle aide à remettre à plat une organisation qui s’est embrouillée. Elle sert aussi à faire un bilan, à repérer une mission qui coince et à corriger le tir.

Les six blocs à faire figurer

Avant d’écrire, fixez une trame. Une structure claire rend la fiche lisible et vous fait gagner du temps quand vous devez la relire ou la mettre à jour. Six blocs suffisent.

• L’intitulé du poste, tel qu’il est nommé dans l’entreprise.
• Les informations sur le collaborateur : nom, prénom, statut, département.
• Le service de rattachement : sa mission, son effectif, son organisation.
• Les missions du poste : une mission principale, puis les missions secondaires qui en découlent, chacune détaillée par les activités qu’elle suppose. Précisez le poids de chaque activité pour donner une idée de son importance.
• Les contraintes et difficultés : celles liées aux missions, à l’environnement de travail ou aux outils.
• Les compétences requises : réparties en savoir, savoir-faire et savoir-être.

Ce dernier point mérite attention. Le savoir, ce sont les connaissances. Le savoir-faire, la capacité à les mettre en pratique. Le savoir-être, la manière de travailler avec les autres. Les trois comptent pour tenir un poste.

S’en servir pour recruter

Quand un collaborateur part, la fiche de poste devient un bon point de départ pour rédiger une offre. Vous savez déjà quelles missions le poste couvre et quelles compétences il demande. Le travail est en partie fait.

Attention toutefois. Une fiche de poste n’est pas une annonce. Elle est écrite pour vos équipes, avec des repères internes que personne d’autre ne comprendra. Avant de la diffuser, retirez tout ce qui relève de ce langage maison. Ajoutez ensuite ce qui manque à un candidat : le profil recherché, les compétences attendues, la formation souhaitée.

Vue ainsi, la fiche de poste n’est pas un papier qu’on range et qu’on oublie. C’est un outil vivant, que vous relisez et corrigez au fil du temps. Un logiciel de gestion des ressources humaines peut vous aider à centraliser ces documents et à suivre vos équipes.