Gérer un projet en 5 étapes : la méthode pour les PME

Un projet, c’est un ensemble d’actions pour répondre à un besoin précis, dans un délai fixé. Il a un début et une fin. Il mobilise des personnes, du matériel, un budget. Et il doit produire des résultats concrets, ce qu’on appelle les livrables. La difficulté n’est pas de démarrer. Elle est de tenir le cap quand plusieurs personnes travaillent en même temps. Voici cinq étapes pour y arriver.

Étape 1 : découper le projet

Avant de foncer, découpez. La question de départ n’est pas la liste des tâches. C’est la liste des livrables. Que devez-vous remettre au bout du compte ? Un document, un produit fini, un rapport, une installation.

Listez tous les livrables. Soyez exigeant sur cette liste. Pour chacun, posez-vous trois questions. Qu’est-ce que je dois faire pour le produire ? De quoi ai-je besoin ? Combien de temps cela prend ?

En répondant, les tâches apparaissent d’elles-mêmes. Vous partez du résultat attendu, et vous remontez vers le travail à faire. C’est plus fiable que de deviner les tâches à l’aveugle.

Étape 2 : ordonnancer les tâches

Vous avez vos tâches. Il faut maintenant les relier. Pour chaque tâche, demandez-vous ce qui doit être fait avant. Certaines tâches en attendent d’autres. C’est l’ordonnancement.

Attention aux délais imposés par la nature du travail. Un exemple simple. Couler une dalle prend deux heures. Mais avant de la peindre, il faut attendre qu’elle sèche. Ce délai d’attente compte dans le planning, même si personne ne travaille pendant ce temps. Oubliez-le, et tout le calendrier glisse.

Étape 3 : poser un échéancier réaliste

L’échéancier est le socle du pilotage. Fixez une date limite pour chaque tâche. L’idée n’est pas de vous enfermer dans un horaire minute par minute. Personne ne le respecte.

Fixez plutôt une plage et une limite. Au-delà de cette limite, vous savez que vous prenez du retard. Entre les deux, vous gardez de la souplesse. Vous passez d’une tâche à l’autre selon les disponibilités. Un échéancier souple respecte le rythme réel du travail. Il tient mieux dans la durée qu’un planning rigide.

Étape 4 : affecter les ressources

Dressez la liste des ressources nécessaires. Des personnes, du matériel. Mais lister ne suffit pas. Précisez les contraintes de chacun.

Combien d’heures par jour une personne est-elle disponible ? Quels sont ses jours de repos ? Quelle part de son temps peut-elle réellement consacrer à une tâche ? Une personne peut travailler cinq jours par semaine, n’être disponible que deux heures par jour, et ne donner que la moitié de ce temps à votre projet. Tenez-en compte.

Ensuite, affectez ces ressources aux tâches, pour tirer le meilleur de chacun.

• Repérez et protégez les ressources clés, celles sans qui rien n’avance.
• Coordonnez les demandes entre plusieurs projets qui se disputent les mêmes personnes.
• Prévoyez ce que vous confierez à des prestataires externes, et comment.

Étape 5 : suivre le projet au quotidien

C’est ici que le pilotage commence vraiment. Le reste, c’était de la préparation. Le suivi, c’est faire vivre le planning et le réviser au jour le jour.

Quand une tâche prend du retard, vous voyez tout de suite l’effet sur la date de fin. Vous pouvez alors décider des mesures de rattrapage. Un planning qui ne bouge jamais ne sert à rien. Il doit suivre le rythme réel du projet.

Le suivi passe aussi par la communication. Un espace de travail partagé aide à voir où en est chaque tâche, à laisser des commentaires, à savoir qui fait quoi. Un logiciel de gestion facilite ce travail collectif, surtout quand plusieurs projets tournent en même temps.