Le mois de mars est entamé et comme chaque année, la plupart des entreprises travaillent d’arrache-pied pour recueillir leurs informations financières dans le cadre de ce rituel annuel. Vous voyez de quoi je parle ? Recherche de factures de vente, relance de fournisseurs pour avoir les duplicatas de factures perdues et échanges interminables avec votre comptable. Le résultat de cette course contre la montre sera un bilan, une balance et un grand livre que vous aurez hâte de recevoir pour découvrir votre chiffre d’affaires et votre résultat de l’année précédente.
Vous, en tant que gérant d’entreprise, avez d’autres priorités et la conformité peut ne pas sembler si importante, mais la crainte de pénalités est un facteur de motivation. Si la collecte de l’information financière a été pénible et consommatrice de temps, alors prenez une bonne résolution pour les prochains exercices, prenez de l’avance et soyez organisé. Cet exercice annuel de gestion du stress est un signal qu’il est temps de vous équiper d’un logiciel de gestion qui réponde réellement aux besoins de votre entreprise. Cet article vise à vous guider pour choisir le bon logiciel de gestion.
Première étape: analyse des besoins
Il n’existe pas de logiciel universel, adapté aux besoins de toutes les entreprises. Il est important que vous preniez le temps de comprendre vos propres besoins afin de choisir la solution qui convient le mieux à votre entreprise.
La première étape pour se doter de la bonne solution est de déterminer quelles sont les fonctionnalités que le logiciel de gestion devrait inclure. Sélectionnez une personne de chaque département pour effectuer une évaluation des besoins. L’évaluation commence en posant des questions telles que:
- Qu’elles sont les différentes fonctions dans l’entreprise ? Commerciale, Achats …
- Quelles sont les différentes tâches qu’accomplissent les collaborateurs ?
- Qu’elle est le système existant ? Existe-t-il des supports en papier ? Excel ?
- Quelles solutions les autres entreprise du secteur utilisent-elles?
- L’entreprise a-t-elle besoin d’une solution personnalisable?
- L’entreprise a-t-elle des exigences particulières telles que les devises multiples, l’intégration au point de vente, la synchronisation des données entre différentes agences ou départements, etc.?
- Quels sont les besoins à moyen/long terme ?
- Quel est le budget de la solution?
Deuxième étape: Recherche, évaluation et sélection
Une fois l’analyse des besoins terminée, commencez à rechercher les solutions disponibles. Prenez le temps de passer au crible les innombrables options disponibles qui répondent aux paramètres déterminés lors de la première étape. Passez en revue tous les produits qui répondent aux paramètres.
L’une des plus grandes erreurs commises par les entreprises est de négliger leurs besoins au moyen/long terme pour répondre à leur croissance. Examinez uniquement les solutions qui peuvent évoluer à mesure que l’entreprise se développe. Sinon, il est très probable de devoir refaire tout le processus dans un avenir proche.
Évaluez le traitement des erreurs pour chaque solution. Si les erreurs ne sont pas traitées intelligemment, c’est un signe que le logiciel n’est pas bien conçu et ne répondra donc pas aux besoins de l’entreprise. Renseignez-vous sur l’expérience du fournisseur et assurez-vous qu’il a déjà implémenté cette solution et l’a terminée avec succès. Demandez lui une démonstration de la solution.
Après avoir évalué les options, la sélection de la bonne solution est facile.
Troisième étape: mise en œuvre
Une fois que la solution est déterminée, il est maintenant temps de la mettre en œuvre. Cette étape est extrêmement importante car la configuration initiale du système déterminera la manière dont les processus opérationnels fonctionneront à long terme. Planifiez bien cette étape et utilisez les informations recueillies dans la première phase pour déterminer les paramétrages. Définissez un responsable pour diriger efficacement le projet et être l’interlocuteur principal entre le prestataire et les membres de votre équipe. Selon la taille de votre entreprise, cela peut être une personne ou une équipe pluridisciplinaire. Prévoyez des réunions régulières pour examiner les progrès de la mise en œuvre et discuter des changements requis.
Déterminez une date de mise en service et travaillez à rebours à partir de là. Un objectif clair devrait être à l’esprit et les étapes pour atteindre cet objectif sont facilement définies par le responsable du projet. Faites des listes de tâches d’installation et suivez-les, en passant en revue chaque étape dans son intégralité pour vous assurer que les points importants n’ont pas été négligés pendant la phase de planification.
Une fois la configuration initiale terminée, testez, testez et testez! Ce point ne peut être assez souligné. La correction d’un problème d’installation est beaucoup plus facile avant le déploiement qu’après le déploiement du système. L’étape de test permet aux utilisateurs de déterminer si les paramétrages sont correctes et de se familiariser avec les fonctionnalités du nouveau système. Sans l’adhésion et la compréhension claire des utilisateurs, la mise en œuvre du système ne se déroulera pas aussi bien que prévu.
Quatrième étape: Go Live
La date ou l’heure est enfin arrivée. Le premier jour est généralement le plus chargé, car les employés utilisent le nouveau système pour la première fois dans un environnement de travail en direct. Des questions se poseront probablement à mesure que des exceptions se produiront. Le responsable de projet et son équipe sont sur place pour répondre aux questions et fournir un support continu.
Les erreurs et les exceptions découvertes au cours de la phase de mise en œuvre et de test sont notées et transmises au prestataire pour adapter le paramétrage. Le déploiement se déroulera probablement sans incident si la mise en œuvre a été bien planifiée.
Conclusion
Trouver le bon logiciel de gestion est aussi stratégique que complexe. La complexité de cette tâche peut être considérablement atténuée, tant que vous suivez ces quatre étapes. Vos chances de trouver la bonne solution de gestion dès le premier essai ont maintenant considérablement augmenté.
A propos
Youssef Lemrini, est le fondateur de Manageo.ma. Un logiciel de gestion en ligne pour les petites et moyennes entreprises marocaines. Manageo accompagne plusieurs centaines d’entreprises en fournissant une solution simple et modulaire accessible à toute entreprise qui souhaite intégrer des processus et de la rigueur dans sa gestion.
Article publié sur la vie éco, n° du vendredi 6 avril 2018
