Que vous soyez une entreprise de services sur la route, une entreprise de fabrication ou une entreprise de distribution, choisir le bon logiciel de gestion d’entreprise est essentiel pour le succès de votre entreprise. Il existe plusieurs options disponibles, allant des logiciels de CRM aux logiciels ERP, en passant par la gestion des appels de service, la gestion des bons de travail et la répartition. Cela peut rendre le choix du système de gestion approprié pour votre entreprise difficile. Dans cet article, nous vous présenterons les critères clés à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion d’entreprise.
1- Évaluer toutes les options disponibles
Le choix du meilleur système de gestion d’entreprise dépend des besoins de votre entreprise. Les logiciels doivent être conviviaux et faciles à adopter pour vos employés, quels que soient leur niveau de compétences technologiques. Si vous êtes une entreprise de services sur la route, des fonctionnalités mobiles avancées et couvrant l’ensemble de vos processus peuvent faire une différence significative. Parmi ces fonctionnalités, on peut citer:
- Suivi administratif
- Gestion des soumissions
- Mises à jour des tâches et de la répartition
- Gestion du temps et pointage mobile
- Suivi automatisé des clients
- Gestion des équipements et des appels d’urgence
- Optimisation des routes
- Efficacité et rapidité de la facturation
En évaluant vos besoins, vous pouvez déterminer les fonctionnalités nécessaires, ainsi que celles qui sont facultatives.
2- Déterminer les critères importants
Il existe plusieurs facteurs à prendre en compte lors du choix du bon système de gestion pour votre entreprise. Parmi les éléments à considérer, on peut citer:
- L’expérience du fournisseur dans votre secteur d’activité
- L’architecture, l’évolutivité et la capacité d’adaptation de la plate-forme
- La feuille de route du produit, l’intégration et les fonctionnalités
- Le processus de mise en œuvre et le support lors de l’implantation
- La formation et le support aux utilisateurs
- La satisfaction des clients existants
- Le coût global de la solution
En fonction de vos ressources internes et des défis que vous devez relever à court, moyen et long terme, vous pouvez classer chaque offre de service et faire un choix plus éclairé.
3- Poser les bonnes questions
Lors de l’évaluation d’un fournisseur potentiel, il est important de prendre en compte la formation et le soutien continu offerts, ainsi que la disponibilité d’équipes de support et de succès client pour vous aider en cas de problème. Les principaux fournisseurs de logiciels de gestion d’entreprise de service offriront des webinaires, des vidéos, de la documentation en ligne et d’autres ressources gratuitement.
Il est important de poser les bonnes questions, comme:
- Quelle taille d’entreprise utilise généralement votre logiciel?
- Votre entreprise propose-t-elle une formation continue et à quel prix?
- Proposez-vous des vidéos de formation et des webinaires? À quelle fréquence?
- Votre entreprise dispose-t-elle de son propre personnel de support interne?
- Une assistance en direct est-elle disponible par téléphone?
- Quel est le délai d’exécution typique pour les tickets et demandes d’aide?
- Tous les utilisateurs auront-ils accès à un système d’aide en ligne?
- Le guide utilisateur et les autres documents sont-ils tenus à jour?
4- Évaluer la satisfaction des clients actuels
L’expérience des autres entreprises dans votre secteur d’activité qui utilisent déjà l’application est un autre facteur clé pour le choix d’un système de gestion d’entreprise. Il est important de confirmer que le fournisseur que vous envisagez possède des antécédents de clients satisfaits et un historique où il a réussi à aider les entreprises à croître et à prospérer. Les études de cas publiées en ligne sont utiles pour évaluer l’expérience client et comprendre comment le logiciel a aidé d’autres entreprises et les façons dont il pourrait bénéficier à la vôtre.
5- Passer en revue le processus d’implantation
Un bon logiciel de gestion d’entreprise a le potentiel de transformer votre entreprise, à condition que celui-ci soit bien implanté et que vous puissiez compter sur des humains compétents pour vous accompagner dans sa mise en place. Lorsque vous comparez les fournisseurs, assurez-vous de prendre en compte leur processus d’implantation et l’expérience des personnes responsables de la formation et du soutien de votre équipe.
6- Formation et support après la phase d’implantation
L’adoption d’une nouvelle technologie prend du temps et la courbe d’apprentissage pour utiliser une plateforme de gestion d’entreprise à son plein potentiel s’étend bien au-delà de l’intégration initiale. Recherchez un partenaire qui a un intérêt direct dans votre réussite et qui continuera de soutenir votre entreprise dans l’utilisation de leur solution, au-delà de la vente et de la mise en œuvre. Certains fournisseurs offrent une garantie de satisfaction de 3 mois, ce qui les oblige à s’assurer de votre succès.
7- Évaluer le coût réel du changement technologique
Bien qu’il soit naturel de vouloir minimiser votre investissement, opter pour l’option la moins chère coûte souvent plus cher à long terme. Les logiciels moins chers n’ont parfois pas les fonctionnalités stratégiques essentielles pour maximiser vos résultats ou suivre votre évolution. Trop souvent, les fournisseurs de solutions de gestion d’entreprise de services les moins chers finissent par facturer des frais supplémentaires pour des services généralement inclus avec des options plus haut de gamme.
Il est important de prendre en compte les éléments suivants:
- Qu’est-ce qui est inclus dans les frais mensuels de base?
- Quelles fonctionnalités / services / intégrations sont en option (frais unique ou frais récurrents)?
- Y a-t-il des coûts supplémentaires de matériel ou d’abonnement à prendre en compte?
- Est-ce que les mises à niveau fréquentes? Et les nouvelles versions sont-elles incluses, ou faudra-t-il prévoir d’autres frais à moyen terme?
- Quels seront les coûts pour former chaque nouvel employé?
- Est-ce qu’il y aura des frais de la part d’autres fournisseurs et/ou partenaires pour qu’ils s’intègrent au nouveau système?
Conclusion
Le choix d’un logiciel de gestion d’entreprise est une décision importante pour toute entreprise. En évaluant toutes les options, en déterminant les critères importants, en posant les bonnes questions, en évaluant la satisfaction des clients actuels, en passant en revue le processus d’implantation, en évaluant la formation et le soutien après la phase d’implantation et en évaluant le coût réel du changement technologique, vous pouvez choisir le meilleur système de gestion d’entreprise pour votre entreprise.
En gardant ces critères à l’esprit, vous pouvez choisir un logiciel de gestion d’entreprise qui répond à vos besoins, améliore votre productivité, augmente votre efficacité et vous permet de prospérer dans votre secteur d’activité.
